前職はアパレル業界にいたのですが、肌着メーカーで営業事務の仕事をしていました。その会社には6年半ほど勤めていたのですが、海外留学をしたくなったため、退職して中国の広州に1年間語学留学をしました。
1年間の留学を終えて日本に帰国したタイミングが、ちょうどコロナの世界的な流行が始まった頃だったのですが、そんな中で転職活動をすることになりました。
語学留学をして中国語を勉強していたこともあり、仕事で少しでも中国語が活かせる機会があればいいなと考えていたのと、前職で営業事務の仕事をしていたので、その経験が活かせる仕事を探していました。いろいろな企業を見ていく中で、台湾メーカーのAVerが営業事務を募集しており、この会社なら自分の希望にマッチすると思ったので、入社することにしました。
私は主に受発注業務を担当しています。弊社のようなメーカーがお客様から問い合わせや見積依頼をもらい、そこから実際に受注に至るまでには、それなりに時間がかかるのが一般的です。受注に向けて営業マンとお客様がやり取りを行う中で、たとえばお客様にデモ機の貸し出しを行ったりなど、さまざまな手配や事務手続きが必要となる場面があるのですが、そういった事務処理を行い、営業マンをサポートしていくのも主な仕事のひとつです。
あと、お客様によっては要求納期が短かったり、発注いただた複数の製品のうち、一部製品のみ早めに納入しなくてはならない場合もあるので、お客様の意向を汲み取り、台湾本社への発注手配を担当している管理部門に、状況を正確に共有するのも大切な仕事の一つです。
お客様の意向をきちんと汲み取ることが大事だと思っています。お客様とはメールでのやり取りが中心ですが、先方の意向や細かい言葉のニュアンスを汲み取り、お客様が望んでいることに対して、的確に対応していくことを常日頃から意識しています。
また、各営業マンがお客様とどういったやり取りをしていて、案件の進捗状況は今どうなっているのかを理解しておかないと、営業からいざ仕事を依頼された時に、状況がわからず的確なサポートができないため、各営業が担当している案件のこれまでの経緯だったり、今後はどういう対応が必要となってくるのかなど、状況をきちんと把握しておくことも大切ですね。
お客様から注文をいただいたり、AVer製品の認知が少しずつ広まってることを実感できたりすると、やはり嬉しいですね。
大変なことは、社員数が多い会社ではないので、対応する業務が多岐にわたることと、あと私が入社したタイミングは「GIGAスクール構想」という、全国の学校にICT機器を導入する、文部科学省の取り組みがちょうど実施されていた時期で、その特需で弊社の充電保管庫がさまざまな学校に納入されることになっため、その対応業務がかなり忙しく、営業の方々と密にコミュニケーションを取ってサポートするような余裕もなく、日々の業務をこなすだけで精一杯という感じで、とても大変だった思い出があります。
有給休暇が取りやすいところですね(笑)。ワークライフバランスが取りやすいのが、この会社の良いところだと思います。あとは、あまり堅苦しい雰囲気がなく、上司との距離が近いところも良いところだと思います。
改善したい点は、人手が足りないと感じることがあるので、そこは改善していけたらいいですね。
私が入社する時に「内勤営業のような意識で仕事に取り組んでほしい」と当時の上司に言われたのですが、営業事務の仕事に関して言えば、ただルーティンワーク的に事務処理をこなしていくだけではなく、自分も「商売」に関わっているという気持ちで、お客様の意向やニュアンスを汲み取って、仕事に取り組める人だと思います。
■ 09:00 出勤
・取引先からのメール問い合わせなどをチェックし、返信、電話対応
・在庫表更新、台湾本社から取り寄せる船便の情報があれば随時確認、反映
・デモ機お貸出し予定の確認、お貸出し先とのスケジュール調整、ご返却デモ機の中身確認、技術部に動作確認依頼等
・急ぎの荷物等があれば追跡確認
■ 12:00 昼食
・会社近くのお店で昼食
■ 13:00~16:00
・月曜日の午後13:00～14:00は部署の定例打ち合わせ
・受発注業務
・台湾本社からの製品取り寄せ手配を管理部へ依頼、随時管理部と状況共有・交渉催促等
・デモ機お貸出し/展示会等の出荷対応、お貸出し先へのご連絡等
・請求書・納品書作成、送付
・社内申請業務
・各社検収明細の照合確認
・Amazonからの注文対応
・来客対応 等
■ 16:00~17:00
・倉庫への翌日出荷依頼内容の確認
・当日出荷荷物の確認、納品先へのご連絡
・明日以降の業務内容の確認
■ 18:00 退勤
